Wir alle haben die Situation erlebt: ein Einkauf im Carrefour-Geschäft für das Unternehmen, ein zerknitterter Kassenbon am Boden der Geldbörse und die Buchhaltung, die eine ordnungsgemäße Rechnung verlangt. Das Problem ist, dass der klassische Kassenbon keine Rechnung darstellt. Um dieses Dokument zu erhalten, muss man einen bestimmten Prozess durchlaufen, und Carrefour bietet jetzt an, dies online über seinen Kundenbereich oder die mobile App zu tun.
Zu wissen, wie man eine Carrefour-Rechnung online generiert, erspart den Gang ins Geschäft mit dem Kassenbon, um beim Kundenservice eine Kopie zu beantragen. Man spart Zeit und erhält vor allem ein Dokument, das den buchhalterischen und steuerlichen Anforderungen entspricht.
Kassenbon Carrefour und Rechnung: der Unterschied, der in der Buchhaltung Probleme verursacht
Ein Kassenbon listet die Artikel, die Beträge und die Mehrwertsteuer auf. Auf dem Papier sieht es aus wie eine Rechnung. In der Praxis hat ein Kassenbon jedoch keinen Rechnungswert für die Steuerbehörde, sobald es um die Mehrwertsteuerabzüge oder den Nachweis beruflicher Ausgaben geht.
Was auf einem Standardbon fehlt: die vollständige Identifikation des Käufers (Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), eine fortlaufende Rechnungsnummer und die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie die Höhe der Verzugszinsen oder die pauschale Inkassogebühr. Ohne diese Elemente ist das Dokument für eine von der Buchhaltungsabteilung genehmigte Spesenabrechnung oder zur Rückforderung der Mehrwertsteuer auf berufliche Einkäufe unbrauchbar.
Wenn man Büromaterial, Geräte oder sogar Lebensmittel für eine Unternehmensveranstaltung bei Carrefour kauft, besteht der erste Schritt darin, diesen Kassenbon in eine echte Rechnung umzuwandeln. Und hier kommt der Online-Bereich ins Spiel.
Kundenbereich Carrefour: Rechnung über die mobile App oder die Website generieren
Carrefour stellt einen Rechnungsdienst zur Verfügung, der über die Website carrefour.fr und die mobile App zugänglich ist. Der Prozess basiert auf der Kundenkarte: sie verknüpft die Einkäufe mit dem Kundenkonto und ermöglicht es, die Transaktionshistorie zu finden.
Voraussetzungen, bevor man die Anfrage startet
- Ein aktives Carrefour-Kundenkonto mit einer registrierten Kundenkarte (physisch oder digital in der App)
- Den Einkauf mit dieser Karte an der Kasse oder über den Drive/Heimlieferung getätigt haben
- Das Datum und das Geschäft des Kaufs kennen oder die Bonnummer haben, falls man sie aufbewahrt hat
Ohne die Kundenkarte, die zum Zeitpunkt des Kaufs zugeordnet ist, kann das System die Transaktion nicht mit dem Konto verknüpfen. In diesem Fall muss man sich mit dem Originalbon an die Kundeninformation im Geschäft wenden.
Der Prozess auf der Website carrefour.fr
Man meldet sich in seinem Kundenbereich an und gelangt dann zum Bereich “Meine Einkäufe” oder direkt zum Dienst “Meine Rechnung generieren”. Die Website zeigt die Historie der Einkäufe, die mit der Karte verknüpft sind. Man wählt die betreffende Transaktion aus und gibt die Rechnungsinformationen ein: Name oder Firmenname, vollständige Adresse und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Das generierte Dokument ist ein herunterladbares PDF mit einer Rechnungsnummer, den Einzelheiten der Artikel, den angewandten Mehrwertsteuersätzen und den obligatorischen Angaben. Man kann es speichern oder direkt an die Buchhaltung senden.
In der mobilen Carrefour-App
Der Prozess ist ähnlich. Die App gibt Zugang zu den digitalisierten Bons, die mit der Kundenkarte verknüpft sind. Aus der Einkaufshistorie kann man die Generierung einer Rechnung für eine spezifische Transaktion anfordern. Das PDF ist direkt auf dem Telefon verfügbar, was das Versenden per E-Mail erleichtert.
Carrefour-Rechnung für einen Geschäftskunden: die zu überprüfenden Angaben
Wenn man eine Rechnung für berufliche Zwecke abholt, ist die Konformität des Dokuments kein Detail. Mehrere Angaben müssen vorhanden sein, damit die Rechnung in der Buchhaltung und von der Steuerbehörde akzeptiert wird.
Die SIRET-Nummer des Geschäftskunden wird zu einem Element, das systematisch angegeben werden muss. Mit der schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erleichtert die SIRET-Nummer die automatische Verarbeitung in Buchhaltungssoftware und antizipiert die zukünftigen Verpflichtungen für den Austausch zwischen Unternehmen.
Über die SIRET-Nummer hinaus überprüft man das Vorhandensein der folgenden Elemente im generierten Dokument:
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers (Carrefour) und, falls zutreffend, die des Käufers
- Die detaillierte Auflistung der Artikel mit dem jeweils anwendbaren Mehrwertsteuersatz (Lebensmittel, Nicht-Lebensmittel, Alkohol)
- Die Angabe von Verzugszinsen und der pauschalen Inkassogebühr, die auf jeder Rechnung zwischen Unternehmen obligatorisch sind
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung und das Datum des Kaufs, falls sie unterschiedlich sind
Die Rückmeldungen variieren hinsichtlich der Vollständigkeit dieser Angaben je nach Geschäft und Art der Bestellung (Drive, Lieferung, Kauf an der Kasse). Fehlt ein Element, kann man den Kundenservice von Carrefour kontaktieren, um eine Korrektur oder eine Gutschrift mit einer neuen Rechnung zu beantragen.
Elektronische Rechnungsstellung Carrefour: was sich mit der Reform ändert
Die Carrefour-Gruppe hat sich seit mehreren Jahren der Digitalisierung ihrer Lieferantenrechnungen verschrieben. Auf der Seite der Geschäftskunden wird die Reform der elektronischen B2B-Rechnungsstellung die Situation verändern. Die Rechnungen werden schrittweise vom einfachen PDF in ein strukturiertes Format überführt, das automatisch von Verwaltungssoftware gelesen werden kann.
Das bedeutet konkret, dass die Rechnungen, die im Carrefour-Kundenbereich abgerufen werden, letztendlich direkt in ein Buchhaltungswerkzeug importiert werden können, ohne manuelle Eingabe. Die Verfolgung der Status (ausgestellt, erhalten, bezahlt) wird ebenfalls in den Prozess integriert.
Für Privatpersonen, die für den persönlichen Gebrauch einkaufen, ändert sich nichts: der in der App digitalisierte Bon bleibt das Referenzdokument. Die Rechnung bleibt auf Anfrage für größere Einkäufe (Haushaltsgeräte, High-Tech) verfügbar, falls sie für eine Garantie oder eine Rückgabe benötigt wird.
Die Gewohnheit, bei jedem Einkauf an der Kasse die Kundenkarte vorzulegen, bleibt die einfachste Geste, um nie ohne verwertbaren Nachweis dazustehen. Die gesamte Rechnungsstellungskette von Carrefour basiert auf dieser Verknüpfung zwischen dem Kundenkonto und der Transaktion.