We hebben allemaal de situatie meegemaakt: een aankoop in de Carrefour-winkel voor het bedrijf, een gekreukt kassabonnetje op de bodem van de portemonnee, en de boekhouding die om een correcte factuur vraagt. Het probleem is dat het klassieke bonnetje geen factuur is. Om dit document te verkrijgen, moet je een specifieke procedure volgen, en Carrefour biedt nu de mogelijkheid om dit online te doen via zijn klantaccount of mobiele app.
Weten hoe je een Carrefour-factuur online genereert voorkomt dat je met je bonnetje terug naar de winkel moet om een duplicaat aan te vragen bij de klantenservice. Je bespaart tijd en vooral krijg je een document dat voldoet aan de boekhoudkundige en fiscale eisen.
Kassabon Carrefour en factuur: het verschil dat blokkeert in de boekhouding
Een kassabon vermeldt de artikelen, de bedragen en de BTW. Op papier lijkt het op een factuur. In de praktijk heeft een kassabon geen waarde als factuur voor de belastingdienst zodra het gaat om BTW-aftrek of als bewijs van zakelijke kosten.
Wat ontbreekt op een standaard bonnetje: de volledige identificatie van de koper (bedrijfsnaam, adres, btw-nummer), een sequentieel factuurnummer, en de verplichte wettelijke vermeldingen zoals het percentage van de vertragingboetes of de forfaitaire incassokosten. Zonder deze elementen is het document niet bruikbaar voor een onkostennota die door een boekhoudkundige dienst is goedgekeurd of om de BTW terug te vorderen op zakelijke aankopen.
Wanneer je kantoorbenodigdheden, apparatuur of zelfs voedsel voor een bedrijfs evenement bij Carrefour koopt, is de eerste stap dus om dit bonnetje om te zetten in een echte factuur. En daar komt de online ruimte in beeld.
Klantaccount Carrefour: genereer een factuur via de mobiele app of de website
Carrefour biedt een factuurgeneratiedienst aan die toegankelijk is via de website carrefour.fr en via de mobiele app. De procedure is gebaseerd op de klantenkaart: deze koppelt de aankopen aan het klantaccount en maakt het mogelijk om de transactiegeschiedenis te bekijken.
Vereisten voordat je de aanvraag indient
- Een actief klantaccount bij Carrefour hebben, met een geregistreerde klantenkaart (fysiek of gedigitaliseerd in de app)
- De aankoop hebben gedaan met deze kaart aan de kassa of via de drive/thuisbezorging
- De datum en de winkel van de aankoop kennen, of het bonnummer hebben als je het hebt bewaard
Zonder een klantenkaart die aan de aankoop is gekoppeld, kan het systeem de transactie niet aan het account koppelen. In dat geval moet je naar de klantenservice van de winkel met het originele bonnetje.
De procedure op de website carrefour.fr
Je logt in op je klantaccount, en vervolgens ga je naar de sectie “Mijn aankopen” of direct naar de dienst “Genereer mijn factuur”. De website toont de geschiedenis van de aankopen die aan de kaart zijn gekoppeld. Je selecteert de betreffende transactie en vult de facturatie-informatie in: naam of bedrijfsnaam, volledig adres, en indien van toepassing het btw-nummer.
Het gegenereerde document is een downloadbare PDF, met een factuurnummer, de details van de artikelen, de toegepaste BTW-tarieven en de verplichte vermeldingen. Je kunt het opslaan of het direct naar de boekhouding sturen.
Via de mobiele app van Carrefour
De procedure is vergelijkbaar. De app geeft toegang tot de gedigitaliseerde bonnetjes die aan de klantenkaart zijn gekoppeld. Vanuit de aankoopgeschiedenis kun je de generatie van een factuur voor een specifieke transactie aanvragen. De PDF is direct op de telefoon beschikbaar, wat het versturen per e-mail vergemakkelijkt.
Factuur Carrefour voor een professionele klant: de vermeldingen om te controleren
Wanneer je een factuur voor professioneel gebruik ontvangt, is de conformiteit van het document geen detail. Verschillende vermeldingen moeten aanwezig zijn zodat de factuur wordt geaccepteerd in de boekhouding en door de belastingdienst.
Het SIRET-nummer van de professionele klant wordt een element dat systematisch moet worden ingevuld. Met de hervorming van de elektronische facturatie die geleidelijk wordt ingevoerd, vergemakkelijkt het SIRET de automatische verwerking in boekhoudsoftware en anticipeert het op de toekomstige verplichtingen voor de uitwisseling tussen professionals.
Naast het SIRET controleren we de aanwezigheid van de volgende elementen op het gegenereerde document:
- Het btw-nummer van de verkoper (Carrefour) en, indien van toepassing, dat van de koper
- De gedetailleerde lijn per lijn van de artikelen met het toepasselijke btw-tarief voor elke categorie (voedsel, niet-voedsel, alcohol)
- De vermelding van de vertragingboetes en de forfaitaire incassokosten, verplicht op elke factuur tussen professionals
- De datum van uitgifte van de factuur en de datum van de aankoop als deze verschillen
De reacties variëren over de volledigheid van deze vermeldingen afhankelijk van de winkels en het type bestelling (drive, levering, aankoop aan de kassa). Als een element ontbreekt, kun je de klantenservice van Carrefour contacteren om om een correctie of een creditnota te vragen, gevolgd door een nieuwe factuur.
Elektronische facturatie Carrefour: wat verandert met de hervorming
De Carrefour-groep heeft zich de afgelopen jaren ingezet voor de digitalisering van zijn leveranciersfacturen. Voor professionele klanten zal de hervorming van de B2B elektronische facturatie de situatie veranderen. De facturen zullen geleidelijk overgaan van een eenvoudige PDF naar een gestructureerd formaat, dat automatisch leesbaar is door beheersoftware.
Concreet betekent dit dat de facturen die op het klantaccount van Carrefour worden opgehaald, uiteindelijk rechtstreeks in een boekhoudtool kunnen worden geïmporteerd zonder handmatige herinvoer. Het volgen van de statussen (uitgegeven, ontvangen, betaald) zal ook in het proces worden geïntegreerd.
Voor particulieren die voor persoonlijk gebruik kopen, verandert er niets: het gedigitaliseerde bonnetje in de app blijft het referentiedocument. De factuur blijft op aanvraag beschikbaar voor belangrijke aankopen (huishoudelijke apparaten, high-tech) indien nodig voor garantie of retour.
De gewoonte om je klantenkaart bij elke kassa-presentatie te tonen, blijft de eenvoudigste manier om nooit zonder bruikbaar bewijs te komen zitten. De hele factureringsketen van Carrefour is gebaseerd op deze koppeling tussen het klantaccount en de transactie.